Le logiciel Courrier de Digitalebox centralise les sollicitations adressées à votre mairie et aide les agents à suivre leur traitement.
Gérez facilement chaque demande de vos administrés.
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Solution de gestion des demandes des citoyens, courrier, emails, correspondances et documents.
La gestion des demandes des citoyens est une pierre angulaire de l’administration municipale.
L’optimisation de cette gestion par le biais de solutions numériques est devenue impérative. Un logiciel de courrier performant permet de numériser l’ensemble des sollicitations adressées à la collectivité, assurant ainsi une distribution efficace aux services compétents et facilitant le traitement collaboratif des demandes. En outre, l’archivage digital contribue à la mise en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Numérisation des demandes citoyennes
La transition numérique au sein des mairies implique une modernisation des processus de traitement des demandes. La dématérialisation des courriers entrants constitue le socle de cette transformation, permettant une gestion fluide et sécurisée des requêtes citoyennes. Chaque requête scannée est immédiatement intégrée dans un système centralisé. Les agents ont ainsi accès en temps réel aux informations nécessaires à l’instruction des dossiers, renforçant la réactivité et l’efficacité du service public. Ce dispositif garantit également une traçabilité optimale et une transparence accrue vis-à-vis des administrés.
La conservation des documents doit être organisée selon les besoins de la collectivité, les durées applicables et les règles de protection des données personnelles.
L’efficacité au service de la relation avec les citoyens.
L’automatisation du traitement des courriers permet de réduire les délais de réponse et d’améliorer la qualité du service public. Chaque demande atteint rapidement le service adéquat pour traitement.
En assurant une distribution efficace et une gestion dynamique des flux de courriers, la solution de numérisation facilite la collaboration inter-services. Elle augmente ainsi la capacité d’action et la réactivité des agents.
La dématérialisation vise à réduire les tâches répétitives et le temps consacré au traitement du courrier.
De l’enregistrement à l’instruction puis à la conservation des documents, la gestion numérique soutient la démarche qualité de la collectivité. Sa mise en œuvre doit s’accompagner de règles adaptées de gestion des accès et des données.
Suivre l’état du traitement des demandes citoyennes
Le traitement des demandes citoyennes se traduit par une gestion dynamique et interactive. Chaque requête est suivie en temps réel, dès son entrée dans le système.
À la réception d’une demande, le logiciel attribue automatiquement un identifiant unique et activable par suivis spécifiques. Il permet une visibilité complète sur le parcours de la demande, du service initial à sa résolution finale. Cet outil offre aux agents une capacité de supervision en continu, ce qui favorise une approche plus proactive et une réduction du temps de réponse. L’ensemble des opérations est tracé, permettant une transparence totale vis-à-vis des administrés ainsi qu’une meilleure allocation des ressources.
L’apport de la technologie dans ce processus est primordial. Elle offre non seulement une traçabilité immédiate mais également une analyse détaillée des tendances de requêtes. Ces informations précieuses faciliteront l’amélioration continue de la qualité des services proposés et l’adaptation aux besoins des citoyens.
L’historique des demandes et les informations de suivi permettent aux équipes d’évaluer leur activité et d’identifier les étapes à améliorer.
Conformité au RGPD et archivage sécurisé.
La gestion numérique du courrier implique de protéger les données personnelles des administrés. Avec votre responsable de traitement et votre délégué à la protection des données, définissez les habilitations des agents, les durées de conservation et les modalités d’information des usagers.
Lors de la démonstration, nous examinons votre organisation, les accès aux dossiers et vos besoins de conservation. Les modalités techniques et contractuelles sont précisées avec votre collectivité avant le déploiement.
Un parcours de demande partagé par les services
- Enregistrez la sollicitation et les informations nécessaires à son traitement.
- Orientez le dossier vers le service compétent.
- Coordonnez les échanges entre les agents concernés.
- Suivez l’avancement pour préparer la réponse à l’administré.
- Conservez les documents selon les règles définies par votre collectivité.
Questions fréquentes
Quels types de demandes peut-on centraliser ?
La solution accompagne la gestion des courriers, emails, correspondances et documents liés aux demandes des citoyens.
Comment préparer une démonstration ?
Présentez-nous un circuit de traitement représentatif : réception d’une demande, attribution à un service, suivi et réponse. Nous parcourons ensemble ces étapes dans le logiciel.
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