À la suite des élections sénatoriales du 27 septembre 2026, qui ont renouvelé près de la moitié des sièges du Sénat, les sénateurs élus ou réélus organisent leur équipe et le fonctionnement de leur permanence parlementaire.
Dès le début du mandat, deux besoins se présentent : rendre compte de l’action parlementaire auprès des élus du département et assurer un suivi rigoureux des demandes reçues par le sénateur et ses collaborateurs.
Digitalebox accompagne ces missions avec deux solutions complémentaires : un logiciel de communication publique et un logiciel de gestion des courriers, demandes et doléances.
Informer les élus du département de l’action du sénateur
Travail législatif, interventions en séance, questions au Gouvernement, rencontres avec les maires, déplacements dans les communes : l’activité d’un sénateur se partage entre le Sénat et son département.
Une communication régulière permet de relier ces deux dimensions. Elle donne aux élus locaux une vision concrète du travail accompli et de la manière dont les enjeux de leur territoire sont portés au niveau national.
Avec Digitalebox, l’équipe parlementaire dispose d’une base de contacts organisée pour préparer ses communications auprès des maires, adjoints, conseillers municipaux, élus départementaux et régionaux, ainsi que des acteurs du territoire.
Les contacts peuvent être regroupés par commune, fonction, organisation ou thématique pour adresser des informations adaptées à chaque public.
Créer une newsletter pour relater le travail parlementaire et les actions de terrain
La newsletter constitue un rendez-vous régulier entre le sénateur et les élus de son département. Elle permet de présenter les sujets suivis, d’expliquer les positions défendues et de partager les avancées des dossiers locaux.
Elle peut notamment reprendre :
- Les interventions du sénateur et son travail en commission.
- Les propositions de loi et amendements déposés ou soutenus.
- Les questions au Gouvernement et les réponses apportées.
- Les rencontres avec les élus et les visites dans les communes.
- Les démarches engagées pour défendre les enjeux locaux.
Les vidéos des questions d’actualité au Gouvernement — les QAG — peuvent être valorisées dans la newsletter. Les destinataires retrouvent ainsi facilement l’intervention du sénateur, accompagnée d’une explication sur le sujet et ses conséquences pour le territoire.
Digitalebox permet de préparer et de diffuser ces newsletters à partir d’un fichier de contacts partagé, régulièrement actualisé par l’équipe.
Organiser le suivi des demandes dès l’installation de l’équipe parlementaire
En parallèle de la communication, la permanence reçoit des sollicitations d’élus et des acteurs du territoire.
Ces demandes peuvent arriver par email, par courrier, au téléphone ou lors d’un rendez-vous. Elles comportent parfois plusieurs pièces jointes et nécessitent des échanges successifs.
Sans outil commun, les informations se dispersent entre les boîtes email, les dossiers partagés et les notes de chaque collaborateur. Retrouver un document ou savoir où en est une demande devient alors plus difficile.
La solution Courrier de Digitalebox permet de réunir les informations nécessaires au traitement de chaque demande dans un dossier de suivi.
L’équipe peut conserver les coordonnées du demandeur, préciser l’objet de la sollicitation, joindre les documents utiles et retrouver les échanges associés.
Travailler ensemble entre Paris et la permanence
Un collaborateur peut recevoir une demande dans le département tandis qu’un autre poursuit son traitement à Paris. Le suivi doit pouvoir continuer sans dépendre d’une transmission orale ou d’une succession de transferts d’emails.
Avec Digitalebox, les collaborateurs parlementaires peuvent partager le dossier, attribuer les responsabilités, suivre son avancement et préparer une réponse de manière collaborative.
Le traitement suit une continuité claire :
- Enregistrer la demande et les coordonnées du demandeur.
- Ajouter les explications et les pièces jointes.
- Affecter le suivi à un ou plusieurs collaborateurs.
- Consigner les démarches et les échanges.
- Préparer et envoyer la réponse depuis le logiciel.
- Clôturer et archiver le dossier avec son historique.
Chaque membre de l’équipe dispose ainsi des éléments utiles pour reprendre un dossier ou renseigner le demandeur sur son avancement.
Conserver la mémoire des dossiers tout au long du mandat
Une demande peut se prolonger sur plusieurs mois ou revenir à l’occasion d’un nouveau rendez-vous. Un élu local peut également solliciter le sénateur sur un sujet déjà traité par un autre collaborateur.
Conserver l’historique permet de retrouver ce qui a été demandé, les démarches engagées, les documents transmis et la réponse apportée.
Cette mémoire partagée facilite la continuité du travail lors d’une absence, d’un changement de collaborateur ou d’une réorganisation de l’équipe. Elle permet aussi au sénateur de garder une vue d’ensemble sur les dossiers suivis et les préoccupations exprimées dans son département.
Deux solutions pour accompagner le mandat sénatorial
Communiquer sur l’action menée et suivre les demandes reçues sont deux missions complémentaires. La première entretient une relation régulière avec les élus du territoire. La seconde donne à l’équipe les moyens d’organiser le traitement des sollicitations et d’en conserver la trace.
Avec ses solutions de communication publique et de gestion des doléances, Digitalebox accompagne les sénateurs et leurs collaborateurs dans l’organisation quotidienne du mandat.
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