Logiciel de gestion du courrier pour les mairies et collectivités locales
Gérez facilement chaque demande de vos administrés.
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Solution de gestion de courrier, correspondances et documents.
La gestion du courrier est une pierre angulaire de l’administration municipale.
L’optimisation de cette gestion par le biais de solutions numériques est devenue impérative. Un logiciel de courrier performant permet de numériser l’ensemble des sollicitations adressées à la collectivité, assurant ainsi une distribution efficace aux services compétents et facilitant le traitement collaboratif des demandes. En outre, l’archivage digital contribue à la mise en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Numérisation des demandes citoyennes
La transition numérique au sein des mairies implique une modernisation des processus de traitement des demandes. La dématérialisation des courriers entrants constitue le socle de cette transformation, permettant une gestion fluide et sécurisée des requêtes citoyennes. Chaque requête scannée est immédiatement intégrée dans un système centralisé. Les agents ont ainsi accès en temps réel aux informations nécessaires à l’instruction des dossiers, renforçant la réactivité et l’efficacité du service public. Ce dispositif garantit également une traçabilité optimale et une transparence accrue vis-à-vis des administrés.
L’archivage électronique s’inscrit dans une démarche de préservation durable des données. Cette méthode d’archivage respecte les principes fondamentaux du RGPD, assurant la protection et la confidentialité des informations personnelles des citoyens.
L’efficacité au service de la relation avec les citoyens.
L’automatisation du traitement des courriers permet de réduire les délais de réponse et d’améliorer la qualité du service public. Chaque demande atteint rapidement le service adéquat pour traitement.
En assurant une distribution efficace et une gestion dynamique des flux de courriers, la solution de numérisation facilite la collaboration inter-services. Elle augmente ainsi la capacité d’action et la réactivité des agents.
La dématérialisation réduit de 65% le temps de traitement des courriers.
Dans un souci constant de conformité réglementaire, le logiciel sécurise chaque étape du traitement des demandes : de l’enregistrement à l’archivage, en passant par l’instruction. Cet écosystème numérique soutient la démarche qualité de la collectivité et garantit le respect du RGPD.
Une vraie vision sur l’état du traitement des demandes citoyens au sein de la collectivité.
Le traitement des demandes citoyennes se traduit par une gestion dynamique et interactive. Chaque requête est suivie en temps réel, dès son entrée dans le système.
À la réception d’une demande, le logiciel attribue automatiquement un identifiant unique et activable par suivis spécifiques. Il permet une visibilité complète sur le parcours de la demande, du service initial à sa résolution finale. Cet outil offre aux agents une capacité de supervision en continu, ce qui favorise une approche plus proactive et une réduction du temps de réponse. L’ensemble des opérations est tracé, permettant une transparence totale vis-à-vis des administrés ainsi qu’une meilleure allocation des ressources.
L’apport de la technologie dans ce processus est primordial. Elle offre non seulement une traçabilité immédiate mais également une analyse détaillée des tendances de requêtes. Ces informations précieuses faciliteront l’amélioration continue de la qualité des services proposés et l’adaptation aux besoins des citoyens.
Parmi les bénéfices notoires, l’archivage automatisé s’inscrit en conformité avec le RGPD. Il assure la confidentialité et la sécurisation des données personnelles des usagers. En cas de besoin, des rapports peuvent être extraits pour des audits ou des évaluations de performance, incarnant ainsi une gestion des courriers et requêtes citoyennes à la fois efficiente et respectueuse des réglementations en vigueur.
Conformité au RGPD et archivage sécurisé.
La gestion numérique du courrier impose une rigueur sans faille en matière de protection des données personnelles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Nos systèmes assurent un archivage pérenne et sécurisé des requêtes, empêchant tout accès ou utilisation non autorisée des informations sensibles des citoyens. Ainsi, nous garantissions la conformité réglementaire de la collectivité tout en préservant l’intégrité et la confidentialité des données traitées.
En outre, notre logiciel est fortifié par des mécanismes avancés de cryptage et de contrôle d’accès, visant à sceller la sécurité des informations durant tout le cycle de vie du document. Un protocole d’archivage électronique spécialement adapté aux exigences institutionnelles permet de structurer un répertoire d’archives clair, accessible uniquement par des agents habilités et tracé de manière exhaustive. En parallèle, des outils d’analyse intégrés à la solution aident à surveiller la conformité en continu et à gérer proactivement toute vulnérabilité potentielle liée au RGPD.
"Une solution idéale pour digitaliser la gestion du courrier d'une institution."
– Claire V