Una petición sobre el alumbrado, una carta dirigida al alcalde o una queja sobre la limpieza viaria: los ayuntamientos reciben cada día mensajes que requieren atención y una respuesta.
Para los empleados públicos y los cargos electos, el reto consiste en encontrar la información, derivar las solicitudes y seguir su tramitación, a veces entre varios servicios.
Desde 489 € al año, la solución de gestión de solicitudes ciudadanas de Digitalebox ayuda a ayuntamientos de todos los tamaños a modernizar el servicio público y digitalizar su organización.
Modernizar la atención a las solicitudes ciudadanas
La transformación digital de una entidad local también afecta a la organización diaria de sus equipos y a su capacidad para trabajar con información compartida.
Digitalebox centraliza las solicitudes y facilita su seguimiento. El personal dispone de una herramienta para ordenar los avisos y transmitirlos a los servicios competentes.
Desde la atención al público hasta la dirección administrativa, alcaldía o el concejal responsable, se trata de saber qué se ha recibido, en qué estado se encuentra y qué respuesta debe prepararse.
De los archivos dispersos a una organización compartida
Las hojas de cálculo, los expedientes en papel, los buzones de correo y las notas conservadas por separado han permitido a los equipos trabajar con los medios disponibles.
Su coexistencia puede dificultar el seguimiento. La información queda en un buzón, circulan varias versiones de un documento o la ausencia de una persona complica la continuidad.
Un software de correspondencia y solicitudes estructura el trabajo alrededor de una base compartida. Ayuda a formalizar los métodos y a mantener la continuidad en la atención de cada asunto.
Seguir cada solicitud desde su recepción hasta la respuesta
Cuando un vecino avisa de un problema de alumbrado, la tarea continúa después de recibir el mensaje. Hay que recuperar los datos pertinentes, implicar al servicio competente y seguir los pasos necesarios para preparar una respuesta.
Digitalebox reúne la información y ayuda a conservar una visión del asunto. Los empleados y cargos electos implicados pueden coordinarse y reducir las omisiones.
Así se facilita una relación continuada con la ciudadanía, sin reconstruir cada petición a partir de documentos dispersos.
Protección de datos y responsabilidad de la administración
Una solicitud puede contener datos de contacto, un domicilio, documentos adjuntos o información sobre la situación personal de un ciudadano.
La administración debe organizar el tratamiento de esos datos: qué información necesita, quién puede acceder y durante cuánto tiempo debe conservarse. La modernización de las herramientas permite revisar también estas prácticas.
Los procedimientos antiguos o poco formalizados no siempre facilitan el control de los accesos, la circulación de los documentos o la conservación de la información.
Una herramienta para estructurar los procedimientos de protección de datos
Con Digitalebox, la gestión de las solicitudes puede integrarse en una organización más clara: identificar la información tratada, ordenar su circulación y definir los métodos de trabajo de los equipos.
La puesta en marcha debe acompañarse de reglas adecuadas, acordadas con los responsables correspondientes: información a la ciudadanía, acceso a los asuntos, conservación y archivo según las disposiciones aplicables.
El software facilita este proceso. La adecuación de la gestión de datos también depende de la configuración, los usos y los procedimientos de la administración.
Una modernización al alcance de municipios de todos los tamaños
Un pequeño ayuntamiento necesita un seguimiento claro igual que una administración con varios departamentos. Aunque cambien los recursos y la organización, el objetivo es el mismo: atender las peticiones y facilitar el trabajo de los empleados públicos y los cargos electos.
Desde 489 € al año, las entidades locales pueden iniciar esta modernización con una herramienta para la correspondencia, las solicitudes, las quejas y las sugerencias.
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