WhatsApp, E-Mails, soziale Netzwerke und Gespräche auf der Straße: Bürgerinnen und Bürger wenden sich auf vielen Wegen direkt an kommunale Mandatsträger. Digitalebox Courrier hilft, diese Anliegen zu erfassen, mit den zuständigen Fachbereichen zu bearbeiten und persönlich zu beantworten.
Die Verwaltung hat digitale Werkzeuge. Was nutzen die Mandatsträger?
Bürgerportale, Online-Dienste und Meldeplattformen helfen der Verwaltung, zahlreiche Anfragen zu bearbeiten. Viele Menschen wenden sich dennoch lieber direkt an die Bürgermeisterin, den Bürgermeister oder ein Ratsmitglied, das sie kennen oder in ihrem Viertel treffen. Dieser direkte Kontakt ist für die lokale Demokratie wichtig. Ohne ein geeignetes Werkzeug wird es jedoch schwierig, bei Dutzenden oder Hunderten von Anliegen den Überblick zu behalten.
Anliegen kommen über viele Kanäle
Ein Anwohner meldet einen Straßenschaden per WhatsApp, ein Verein schreibt auf Facebook, eine Geschäftsinhaberin sendet eine Nachricht auf Instagram und ein Elternteil spricht ein Ratsmitglied vor der Schule an. Weitere Anliegen kommen per E-Mail, Telefon, SMS oder in der Sprechstunde hinzu.
Bleiben Informationen in Postfächern, Chats und persönlichen Notizen verteilt, lässt sich später nur schwer nachvollziehen, was gefragt wurde, wohin die Anfrage ging und welche Antwort gegeben wurde. Ein Anliegen kann ohne Rückmeldung bleiben, obwohl das Ratsmitglied zugesagt hatte, sich darum zu kümmern.
Anliegen zentral erfassen und den persönlichen Kontakt bewahren
Mit Digitalebox Courrier können Menschen weiterhin den Kontaktweg wählen, der für sie passt. Mandatsträger oder ihre Mitarbeitenden erfassen einen Vorgang mit der betreffenden Person, dem Thema und den zugehörigen Unterlagen. Anliegen lassen sich nach Person, Thema, Stadtteil oder Vorgang wiederfinden. So bleibt der bisherige Austausch nachvollziehbar.
Ratsmitglieder, Mitarbeitende und Fachbereiche zusammenbringen
Bei Fragen zu Straßen, Sauberkeit, Sicherheit oder Wohnen müssen häufig mehrere Stellen zusammenarbeiten. In einem gemeinsamen Vorgang können berechtigte Personen entsprechend ihren Zugriffsrechten den Bearbeitungsstand einsehen, Maßnahmen abstimmen und eine Antwort vorbereiten. Mandatsträger können das Anliegen nach der Weiterleitung weiterverfolgen und selbst Rückmeldung geben.
Ursprüngliche Anfrage und Antwort auf einen Blick
Die ursprüngliche Anfrage, die Antwort und die Anhänge sind auf derselben Seite verfügbar. Meldet sich jemand Monate später erneut, lässt sich der Verlauf abrufen, ohne mehrere Postfächer oder gemeinsame Ordner durchsuchen zu müssen. Die Suche hilft zudem, ähnliche Fälle, frühere Antworten und wiederverwendbare Briefvorlagen zu finden.
Den Überblick über die gesamte Amtszeit behalten
Welche Themen häufen sich? In welchen Stadtteilen treten Probleme wiederholt auf? Welche Zusagen stehen noch aus? Nach Personen, Themen und Vorgängen geordnete Anfragen helfen, diese Fragen zu beantworten. Das Wissen bleibt dem Team auch bei einem Personalwechsel erhalten und unterstützt die Kontinuität der kommunalen Arbeit.
Von einzelnen Anliegen zur Bürgerbeteiligung
Mehrere Meldungen zu Verkehr, Parkplätzen oder Grünflächen können auf ein gemeinsames Problem hinweisen. Die Erkenntnisse können bei der Vorbereitung eines Stadtteiltreffens, einer Konsultation oder eines Gesprächs mit Vereinen helfen. Dabei sind die Vertraulichkeit der Gespräche, die Zugriffsrechte und die anwendbaren Datenschutzvorschriften zu beachten.
Digitalebox Courrier für kommunale Mandatsträger und ihre Teams
Seit 2013 hat Digitalebox mehr als 450 Kommunen und Mandatsträger bei digitaler Verwaltung und öffentlicher Kommunikation unterstützt. Courrier ergänzt vorhandene Bürgerportale und Fachanwendungen und konzentriert sich auf Anliegen, die direkt an gewählte Vertreterinnen und Vertreter gerichtet werden.
Digitalebox Courrier kennenlernen
Sie arbeiten im Rathaus, im Gemeinderat oder im Büro eines Mandatsträgers? Erfahren Sie, wie Ihr Team Bürgeranliegen organisieren und bis zur Antwort verfolgen kann.